Der Einsatz einer digitalen Zeiterfassung hilft dem Unternehmer den Zeitaufwand für die Buchhaltung zu minimieren und als Folge, Personalkosten einzusparen. Dazu kommen noch die Ermittlung der freien Kapazitäten, um Personal effektiver einsetzen zu können und der automatische Nachweis für den Arbeitgeber, dass die Pausen im Betrieb gemäß dem Arbeitszeitgesetz angehalten werden.
Aktuelle Gesetzeslage.
Nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshof (EuGH) im Mai 2019 in einem Fall aus Spanien, dauert es nicht mehr lange, dass die Zeiterfassung auch in Deutschland vom Gesetzgeber zur Pflicht erklärt wird. Es geht dabei nicht nur um die Erfassung der Überstunden, sondern um die gesamte Arbeitszeit. Da dies auch deutsche Arbeitgeber betrifft, empfiehlt es sich anstatt einer veralteten Zeiterfassung (mittels Stechuhr, Listen etc.), dann lieber gleich in eine digitale zu investieren.
Funktionsweise kurz erklärt.
Die Mitarbeiter melden sich an und aus mittels einer Chip-Karte oder Transponder an den fest installierten Terminals. Für die An- und Abmeldung wird die letzte Zeit eine Plastikkarte (in Bankkartenformat) mit verschiedenen Funktionen benutzt. In einer Karte lassen sich mehrere Chips zu verschiedenen Zwecke installieren: Für die Zeiterfassung, für Zutrittskontrollsystem(mitarbeiterbezogene Freischaltungen für die Betriebsbereiche), für das bargeldloses Bezahlen (falls Catering im Betrieb vorhanden ist). Die Karte lässt sich auch bedrücken und dient zur gleichen Zeit noch als Firmenausweis.
Daten werden über firmeninternes Netz an den Betriebsserver übertragen. Die Zeiterfassung wird oft direkt in die Software der Buchhaltung integriert, sodass die Arbeitszeit, Überstunden, Urlaubsgeld etc. automatisch ausgerechnet wird. In der Regel haben die Arbeitnehmer auch Zugriff auf ihre eigenen Daten.
Der Einsatz der mobilen Terminals und webbasierte Komponenten ermöglicht die An- und Abmeldung für die Mitarbeiter auf Dienstreise, im Außendienst, bei der Arbeit im Homeoffice. In dem Fall erfolgt die Datenerfassung über den eigenen Rechner bzw. Laptop oder über eine App auf dem Smartphone.
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Vorteile.
Für die Arbeitnehmer: Automatische Erfassung der Arbeitszeit und Überstunden. Ermöglicht die bequeme Zeiterfassung für Mitarbeiter außerhalb des Betriebsgeländes (Außendienst, Dienstreise, Homeoffice). Kontrolle über die abgespeicherten Daten durch den Zugriff auf eigenen Account.
Für den Arbeitgeber: Automatisierte Lohnabrechnung und als Resultat geringerer Verwaltungs- und Zeitaufwand für die Lohnbuchhaltungsabrechnung. Auswertung der Daten in Bezug auf Fehlzeiten, hilft dem Arbeitgeber Projekte effektiver zu planen. Zum Beispiel in Herbst- und Winterzeiten mehr Personal für ein Projekt einplanen, weil die Wahrscheinlichkeit der Krankheitsausfälle, statistisch gesehen, größer ist.
Nachteile.
Anfängliche Mehrkosten wegen Investitionen in die Technik. Auf Dauer gesehen, werden die Mehrkosten durch die reduzierten Personalkosten kompensiert.
Im Falle des App-Einsatzes erfolgt die Datenübertragung über das Internet. Obwohl die Daten dabei verschlüsselt werden, macht das die digitale Zeiterfassung theoretisch angreifbar.
